c Datos Personales

POLTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SOCIEDAD CLNICA MACHICADO S. A. S.


Razn social:SOCIEDAD CLNICA MACHICADO S. A. S.
NIT: 900.262.968  2
Domicilio:Avenida 1 # 17- 93 Consultorio 205
Edificio Centro Mdico Norte, Ccuta, Colombia.
Telfonos: (7) 5712622  (7) 5712084
Correo electrnico:
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Pgina web: www.clinicamachicado.com

La SOCIEDAD CLNICA MACHICADO S. A. S., en adelante LA CLNICA, informa la poltica aplicable a la entidad para el tratamiento y proteccin de datos personales:

  1. 1.NORMATIVIDAD LEGAL Y MBITO DE APLICACIN: La presente poltica de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitucin Poltica, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y dems disposiciones complementarias y ser aplicada por LA CLrespecto de la recoleccin, almacenamiento, uso, circulacin, supresin y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
  2. 2.DEFINICIONES: Para efectos de la ejecucin de la presente poltica y de conformidad con la normatividad legal, sern aplicables las siguientes definiciones:
  3. a)Autorizacin: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
  4. b)Aviso de privacidad: Documento fsico, electrnico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposicin del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la informacin relativa a la existencia de las polticas de tratamiento de informacin que le sern aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
  5. c)Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
  6. d)Dato personal: Cualquier informacin vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  7. e)Dato pblico: Es el dato calificado como tal segn los mandatos de la ley o de la Constitucin Poltica y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son pblicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesin u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor pblico y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos pblicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros pblicos, documentos pblicos, gacetas y boletines oficiales;
  8. f)Dato privado: Es el dato que por su naturaleza ntima o reservada slo es relevante para el titular;
  9. g)Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminacin, tales como aquellos que revelen el origen racial o tnico, la orientacin poltica, las convicciones religiosas o filosficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido poltico o que garanticen los derechos y garantas de partidos polticos de oposicin, as como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biomtricos;
  10. h)Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurdica, pblica o privada, que por s misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
  11. i)Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurdica, pblica o privada, que por s misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  12. j)Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
  13. k)Tratamiento: Cualquier operacin o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recoleccin, almacenamiento, uso, circulacin o supresin de los mismos.

3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTA LA RECOLECCIN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS: LA CLNICA podr hacer uso de los datos personales para:

  1. a)Ejecutar la relacin contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales;
  2. b)Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios;
  3. c)Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos;
  4. d)Evaluar la calidad del servicio;
  5. e)Realizar estudios internos sobre hbitos de consumo;
  6. f)Enviar al correo fsico, electrnico, celular o dispositivo mvil, va mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a travs de cualquier otro medio anlogo y/o digital de comunicacin creado o por crearse, informacin comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campaas, promociones o concursos de carcter comercial o publicitario, adelantados por LA CLNICA y/o por terceras personas;
  7. g)Desarrollar el proceso de seleccin, evaluacin, y vinculacin laboral;
  8. h)Soportar procesos de auditora interna o externa;
  9. i)Registrar la informacin de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de LA CLNICA
  10. j)Los indicados en la autorizacin otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, segn sea el caso;
  11. k)Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de LA CLNICA ubicadas en Colombia cualquier otro pas en el evento que dichas compaas requieran la informacin para los fines aqu indicados.

Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las

videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de LA CLNICA, stos se utilizarn para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de LA CLNICA y podrn ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Si un dato personal es proporcionado, dicha informacin ser utilizada slo para los propsitos aqu sealados, y por tanto, LA CLNICA no proceder a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorizacin expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de LA CLNICA o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la informacin tenga relacin con una fusin, consolidacin, adquisicin, desinversin, u otro proceso de restructuracin de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley.

LA CLNICA podr subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o informacin. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de informacin personal o se proporcione informacin personal a terceros prestadores de servicios, LA CLNICA advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha informacin personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohbe el uso de la informacin para fines propios y se solicita que no se divulgue la informacin personal a otros.

4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de datos personales en LA CLNICA se regir por los siguientes principios:

  1. a)Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legtima, la cual debe ser informada al Titular;
  2. b)Principio de libertad: El Tratamiento slo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrn ser obtenidos o divulgados sin previa autorizacin, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
  3. c)Principio de veracidad o calidad: La informacin sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No ser efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
  4. d)Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de LA CLen cualquier momento y sin restricciones, informacin acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  5. e)Principio de acceso y circulacin restringida: El Tratamiento se sujeta a los lmites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones que establezca la ley y la Constitucin. Los datos personales, salvo la informacin pblica, y lo dispuesto en la autorizacin otorgada por el titular del dato, no podrn estar disponibles en Internet u otros medios de divulgacin o comunicacin masiva, salvo que el acceso sea tcnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido slo a los Titulares o terceros autorizados;
  6. f)Principio de seguridad: La informacin sujeta a Tratamiento por parte de LA CLse deber proteger mediante el uso de las medidas tcnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteracin, prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  7. g)Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales estn obligadas a garantizar la reserva de la informacin, inclusive despus de finalizada su relacin con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo slo realizar suministro o comunicacin de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los trminos de la misma.

PARGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podr negarse a autorizar su Tratamiento.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE LA CLNICA: Los titulares de datos personales por s o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrn ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de LA CLNICA:

  1. a)Derecho de acceso: En virtud del cual podr acceder a los datos personales que estn bajo el control de LA CLNICA, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Polticas de Tratamiento de la informacin que motiven nuevas consultas;
  2. b)Derecho de actualizacin, rectificacin y supresin: En virtud del cual podr solicitar la actualizacin, rectificacin y/o supresin de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propsitos del tratamiento;
  3. c)Derecho a solicitar prueba de la autorizacin: salvo en los eventos en los cuales, segn las normas legales vigentes, no se requiera de la autorizacin para realizar el tratamiento;
  4. d)Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal;
  5. e)Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales;
  6. f)Derecho a requerir el cumplimiento de las rdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deber demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

PARGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad sern ejercidos por medio de las personas que estn facultadas para representarlos.

6. DEBERES DE LA CLNICA: Todos los obligados a cumplir esta poltica deben tener presente que LA CLNICA est obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia se deben cumplir las siguientes obligaciones:

A. Deberes cuando acta como responsable:

(i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta poltica, copia de la respectiva autorizacin otorgada por el titular.

(ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recoleccin y los

derechos que le asisten por virtud de la autorizacin otorgada.

(iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales

(iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los trminos sealados en la presente poltica

(v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los trminos establecidos en la siguiente poltica

(vi)-Conservar la informacin bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteracin, prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

(vii) Actualizar la informacin cuando sea necesario.

(viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

B. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organizacin (Responsable del tratamiento) deber cumplir los siguientes deberes:

(i) Establecer que el Responsable del tratamiento est autorizado para suministrar los datos personales que tratar como Encargado

(ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hbeas data.

(iii) Conservar la informacin bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteracin, prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

(iv) Realizar oportunamente la actualizacin, rectificacin o supresin de los datos.

(v) Actualizar la informacin reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) das hbiles contados a partir de su recibo.

(vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los trminos sealados en la presente poltica.

(vii) Registrar en la base de datos la leyenda reclamo en trmite en la forma en que se establece en la presente poltica.

(ix) Insertar en la base de datos la leyenda informacin en discusin judicial una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

(x) Abstenerse de circular informacin que est siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

(xi) Permitir el acceso a la informacin nicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.

(xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los cdigos de seguridad y existan riesgos en la administracin de la informacin de los titulares.

(xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

C. Deberes cuando realiza el tratamiento a travs de un Encargado:

(i) Suministrar al Encargado del tratamiento nicamente los datos personales cuyo tratamiento est previamente autorizado. Para efectos de la transmisin nacional o internacional de los datos se deber suscribir un contrato de transmisin de datos personales o pactar clusulas contractuales segn lo establecido en el artculo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) Garantizar que la informacin que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

(iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las dems medidas necesarias para que la informacin suministrada a este se mantenga actualizada.

(iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que ste proceda a realizar los ajustes pertinentes.

(v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la informacin del titular.

(vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada informacin se encuentre en discusin por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamacin y no haya finalizado el trmite respectivo.

D. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio

(i) Informarle las eventuales violaciones a los cdigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administracin de la informacin de los titulares.

(ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. SOLICITUD DE AUTORIZACIN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con antelacin y/o al momento de efectuar la recoleccin del dato personal, LA CLNICA solicitar

al titular del dato su autorizacin para efectuar su recoleccin y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios tcnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorizacin y/o de la conducta inequvoca descrita en el artculo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorizacin se solicitar por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

8. AVISO DE PRIVACIDAD: En el evento en el que LA CLNICA no pueda poner a disposicin del titular del dato personal la presente poltica de tratamiento de la informacin, publicar el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservar para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. LA CLNICA solo podr recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurdicos e histricos de la informacin. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, proceder a la supresin de los datos personales en su posesin. No obstante lo anterior, los datos personales debern ser conservados cuando as se requiera para el cumplimiento de una obligacin legal o contractual.

10. REA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: La Gerencia y de LA CLNICA ser la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente poltica, a excepcin del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representacin podr enviar su peticin, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 m al correo electrnico Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla , llamar a la lnea telefnica de LA CLNICA en Ccuta, telfono (7) 5712084, o radicarla en las siguiente direccin que correspondientes a nuestra oficinas: Avenida 1 # 17 93 Consultorio 205 Edificio Centro Mdico Norte. La peticin, queja o reclamo deber contener la identificacin del Titular, la descripcin de los

hechos que dan lugar al reclamo, la direccin, y acompaando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerir al interesado dentro de los cinco (5) das siguientes a la recepcin del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informacin requerida, se entender que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dar traslado a quien corresponda en un trmino mximo de dos (2) das hbiles e informar de la situacin al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluir en la base de datos una leyenda que diga reclamo en trmite y el motivo del mismo, en un trmino no mayor a dos (2) das hbiles. Dicha leyenda deber mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El trmino mximo para atender el reclamo ser de quince (15) das hbiles contados a partir del da siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho trmino, se informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atender su reclamo, la cual en ningn caso podr superar los ocho (8) das hbiles siguientes al vencimiento del primer trmino.

11. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIN DEL DECRETO 1377 DE 2013: De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artculo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 LA CLNICA proceder a publicar un aviso en su pgina web oficial www.clinicamachicado.com dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente poltica de tratamiento de informacin y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de LA CLNICA.

12. MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, LA CLNICA adoptar las medidas tcnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteracin, prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutar los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la informacin.

13. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA: La presente Poltica de Datos Personales fue creada el da 01 de enero de 2.015 y entra en vigencia a partir del da 03 de enero de 2.015. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente poltica, se informar a travs de la direccin electrnica: www.clinicamachicado.com

Atentamente,

LA CLNICA

DOMICILIO: Avenida 1 # 17 93 Consultorio 205

Edificio Centro Mdico Nort, Ccuta, Colombia.